Op de horizontale as van de matrix staan de namen van de werkgroepleden of de functionele rollen en op de verticale as de te leveren resultaten, betrokken processen of activiteiten. Bij iedere combinatie van een naam/rol en een resultaat/proces/taak staat een letter, de R, A, S, C of I. Deze letters staan voor de volgende termen:
R (responsible): degene(n) die het werk doet/doen en verantwoordelijk is/zijn voor het resultaat. Verantwoording wordt afgelegd aan de persoon die accountable is.
A (accountable): degene die (eind)verantwoordelijk is en bevoegd is om de resultaatverantwoordelijke(n) ter verantwoording te roepen over het resultaat.
S (supportive): degenen die ondersteuning leveren, de resultaatverantwoordelijke(n) helpen bij de totstandkoming van het resultaat.
C (consulted): degenen die voorafgaand aan beslissingen of acties geraadpleegd worden bij de realisatie van het resultaat (twee-richting communicatie).
I (informed): degenen die achteraf geïnformeerd worden over de genomen beslissingen, bereikte resultaten, enzovoorts. Zij kunnen het resultaat niet meer beïnvloeden.
Het basisraamwerk van de RASCI-matrix van een richtlijnwerkgroep zou er als volgt uit kunnen zien. Uiteraard kan elke richtlijnwerkgroep deze matrix aanvullen en nader toespitsen op de specifieke situatie.
| Opdrachtgever | Voorzitter werkgroep | Projectleider | Werkgroeplid | Implementatiespecialist | Patiëntvertegenwoordiger | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| VOORBEREIDINGSFASE | ||||||
| 1. Expliciteren rollen, taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden werkgroepleden | ||||||
| 2. Vaststellen onderwerp, doel en doelgroep | ||||||
| 3. In kaart brengen van belangen van diverse partijen | ||||||
| 4. Identificeren betrokken beroepsorganisaties en patiëntenorganisaties | ||||||
| 5. Voorbereiden van invulling van de voorzittersfunctie | ||||||
| 6. Voorbereiden van invulling van de projectleidersrol | ||||||
| 7. Keuze en profiel overige werkgroepleden | ||||||
| 8. Betrekken van vertegenwoordigers van zorggebruikers | ||||||
| 9. Bepalen/afstemmen methodiek van richtlijnontwikkeling | ||||||
| 10. Vaststellen evaluatiemomenten | ||||||
| ONTWIKKELFASE | ||||||
| 11. Kennismaking met en introductie vanwerkgroepleden | ||||||
| 12. Afspraken maken over de gang van zaken tijdens werkgroepbijeenkomsten | ||||||
| 13. Opstellen agenda voor werkgroepbijeenkomsten | ||||||
| 14. Stimuleren/motiveren van werkgroepleden | ||||||
| 15. Aanpakken van stagnatie / conflicten | ||||||
| 16. Evalueren van het groepsproces | ||||||
| 17. Bijwonen van/deelnemen aan werkgroepvergaderingen | ||||||
| 18. Knelpuntenanalyse | ||||||
| 19. Opstellen uitgangsvragen | ||||||
| 20. Samenvatten literatuur | ||||||
| 21. Presentatie aanbevelingen | ||||||
| 22. Schrijven richtlijntekst | ||||||
| 23. Beschrijven kennislacunes | ||||||
| 24. Oplevering producten | ||||||
| AFRONDINGSFASE | ||||||
| 25. Commentaarronde | ||||||
| 26. Autorisatie | ||||||
| 27. Procedure herziening | ||||||
| 28. Implementatie | ||||||
| 29. Eindevaluatie en ontbinding groep |
Voordelen van het gebruik van de RASCI-matrix zijn:
- De rol(len) en verantwoordelijkheden van alle betrokkenen worden helder. Dat is met name van belang wat betreft die van de voorzitter als ook over wie de voorzitter van de richtlijnwerkgroep er op aanspreekt wanneer dingen niet goed lopen.
- Het wordt duidelijk welke rollen eventueel ontbreken.
- Het wordt duidelijk wie met wie moet samenwerken en afstemmen.
- Door de afstemming wordt het draagvlak vergroot.
- Teamwerk wordt aangemoedigd; dubbel uitvoeren van activiteiten wordt voorkomen.De ingevulde RASCI-matrix biedt een naslagwerk bij onduidelijkheid over verantwoordelijkheden tussen werkgroepleden onderling: afspraken bij de start voorkómen een aantal latere discussies.
- Rollen worden verbonden aan processen/activiteiten in plaats van alleen aan resultaten.