Onder kwaliteitsinstrument verstaan we een kwaliteitsstandaard, meetinstrument, informatiestandaard of ander kwaliteitsproduct. Om een kwaliteitsinstrument geautoriseerd te krijgen, is het belangrijk dat de betrokken partijen zich (mede-)eigenaar voelen van het kwaliteitsinstrument. Dit is te bevorderen door hen vroeg te betrekken bij de ontwikkeling, onderwerpkeuze, prioritering en uitwerking van de uitgangsvragen. Het is ook van belang dat zij op verschillende momenten inhoudelijk kunnen reageren. Ten slotte verdient het aanbeveling om het uiteindelijke product ter autorisatie aan de partijen voor te leggen. Na het proces van autoriseren en de goedkeuring kan het kwaliteitsinstrument dan voor de hele beroepsgroep worden beschouwd als het overeengekomen niveau van verantwoorde zorg.
Voorkomen van vertragende factoren
Een vaker in de praktijk voorkomend knelpunt is dat betrokken partijen het kwaliteitsproduct voor andere doeleinden willen gebruiken dan waarvoor het in oorsprong is bedacht. Vaak hangt dit samen met de wens om andere belanghebbenden tegemoet te komen, bijvoorbeeld de Inspectie voor Gezondheidszorg en Jeugd, zorgverzekeraars, overheid of cliëntenorganisaties. Dit gebeurt als ‘de makers’ zien dat de ideale situatie zoals beschreven in het kwaliteitsinstrument en de praktijk niet overeenkomen. Voor een goede implementatie zijn dan meestal meer tijd en andere middelen nodig. De betrokken partijen willen die zaken dan regelen vóórdat zij tot autorisatie overgaan en dat leidt tot vertraging. Een mogelijke oplossing is om de autorisatie van inhoud en implementatie te onderscheiden.
Een andere oorzaak voor vertraging in de autorisatie is dat betrokken partijen het kwaliteitsinstrument ook inhoudelijk gaan bespreken op hun Algemene Ledenvergadering. Dat leidt vaak tot aanvullende inhoudelijke voorwaarden voor autorisatie, die eigenlijk al in de eerdere commentaarfase ingebracht hadden moeten worden. In een ‘goed’ autorisatieproces weet de richtlijnontwikkelaar te ‘garanderen’ dat betrokken partijen uitvoerig commentaar en invloed op de inhoud van het kwaliteitsinstrument konden leveren, en dat deze op juiste wijze zijn verwerkt. Vervolgens kan met hen worden afgesproken dat bij de uiteindelijke autorisatie het accent niet meer op de inhoud ligt, maar op controle van de procesontwikkeling. Belangrijk onderdeel van deze procesbeoordeling is dat de inhoudelijke betrokkenheid van relevante partijen goed is vormgegeven.
Tips voor een goed afgestemd autorisatieproces:
- Aan de ontwikkeling van een kwaliteitsinstrument nemen gemandateerde leden van betrokken wetenschappelijke- en beroepsverenigingen deel.
- In de commentaarfase wordt de het conceptinstrument voorgelegd aan de betrokken partijen. Deze formeren een ad hoc werkgroep of een benoemen een commissie van leden van de beroepsvereniging die het bestuur adviseert over - onderbouwde - inhoudelijke aanvullingen en wijzigingen van het concept. Het bestuur informeert de productontwikkelaar binnen een tijdsbestek van drie maanden over de commentaren.
- Er vindt een volledige en transparante consultatie van de conceptrichtlijn plaats, inclusief het zichtbaar maken van commentaren en reacties op commentaren.
- Autorisatie van het kwaliteitsinstrument wordt gedaan door de betrokken partijen die vooraf te kennen hebben gegeven dit te willen ontwikkelen.
- Bij het kwaliteitsinstrument wordt ook de procedure voor herziening vermeld.